在職場的洪流中，你是否也曾有過這樣的煩惱？

明明公司倡導「不加班」，但是如果不加班，工作根本無法完成；下班後帶著文件回家，邊吃飯邊趕報告，生活與工作的界線早已模糊不清。

你努力想要提高效率，卻又擔心會被誤解為「偷懶」。每天忙得團團轉，卻始終覺得時間不夠用……；

如果這些情境你感同身受，那麽，這本書正是為你而寫的一本實用指南。

 

本書作者，曾在外資金融企業擔任十餘年的高級主管秘書，親眼見證並參與了無數位「時間管理達人」級別的上司如何在短時間內高效完成海量工作。

他們不僅在會務、郵件、指示管理等繁雜任務中游刃有餘，還能準時下班，享受充實的私人生活。

作者在長期貼身觀察中，逐步領悟了這些「時間高手」的工作思維與行動邏輯，並將這些「秘技」提煉成100個簡單實用的技巧，全數收錄於本書中。

不同於市面上強調「單點爆破」的時短小技巧，本書首先從根本出發，在序章中帶你重構對「時短」與「時間效益」的理解。

作者明確指出，「只是節省時間」並不等於高效，真正重要的是在保證成果品質不下降的前提下，壓縮工作時長，讓時間密度更濃。

換句話說，不是「如何把事情做完」，而是「如何在更少的時間內，依然把事情做得好」。

在隨後的章節中，書中首先從「時間的設計」切入，帶領讀者學習如何搭建一個合理、彈性的工作日程。

作者強調，日程安排不是從「必須做的事」開始，而是優先保留「令人期待的私人安排」，再從全局出發安排工作任務。

他教你如何預估任務時間、預留緩衝區、合理安排會議與人際互動，甚至連「午餐與通勤的時間段」都可以優化為生產力的一部分。

面對許多職場人最頭疼的「郵件地獄」，書中以一整章介紹了高效郵件與聊天管理法。區分立即回覆與延後處理、利用模板與快捷短語、

郵件與聊天工具的區別與並用邏輯，以及「什麽時候該終止一封來回往返不斷延伸的郵件線程」，都在這一章中給出實用而具體的建議。

 

接下來的章節聚焦在實際工作的推進上。你將學會如何在辦公室中避免「假裝忙碌」，而是真正讓每一分鐘發揮效益。

無論是合理分類任務、巧妙利用零碎時間，還是如何在開始工作前準備好所需物品、如何在短暫休息中恢復專注力，

森田都結合自身經驗與上司們的實際做法提出「立即可用」的策略。

而針對電腦作業部分，書中也不乏細緻的指導。不是教你掌握艱澀的IT技巧，而是幫助你建立「不被技術卡住」的環境。

從文件管理、操作簡化，到打字輸入的效率化設定，每一個小動作的優化，累積起來都會成為你工作節奏提速的關鍵。

更難得的是，本書並未忽視「人與人之間」的互動效率。在關於會議與溝通的章節中，作者教我們如何安排高效會議、

如何引導對話避免冗長發散，並通過精準提問與明確議題設定，提升團隊協作的速度與品質。

 

最後，書中以「生活習慣的重塑」作為結尾，提醒我們真正的高效不是追求機械性的速度，而是打造一個在身心狀態皆良好的基礎上，自然流暢運轉的節奏。

無論是睡眠、飲食，還是日常中的專注練習，這些看似與工作無關的要素，其實都是提升「時間效益」的隱形關鍵。

本書並不是一本講求「如何加速人生」的焦慮之書，而是一本引導你以更從容、智慧的方式掌控時間的實用指南。

它不是讓你做得更多，而是教你用更聰明的方式，做得更好。

翻開這本書，也許你會發現，不是你時間不夠，而是還沒學會真正的「時間術」。

 

【內容節錄】

優先處理的應是「多人參與的任務」

如果想要以良好的「時間效益（タイパ）」推進工作，思考任務的優先順序是不可或缺的。

說到優先順序，很多人都知道一個基本原則——「從截止日期最近的任務開始做」。

但如果你一昧按照截止日期的遠近來安排工作，很容易每天都陷入「被期限追著跑」的狀態。

而更重要的是，這種做法未必真的高效，並沒有認真考量「這樣的順序是否是效率最高的處理方式」。

換句話說，它不一定符合「時間效益」的最佳策略。當然，守住截止日期是職場人基本的責任。

不過，除了截止日之外，還有一點是你在安排優先級時應該特別注意的：那就是——「優先處理涉及到多人的任務」。

為什麽要這麽做？

因為「多人參與的任務」通常需要更多的協調時間。比如，要調整多個成員的日程、委託外包作業、配合對方的進度修改截止日，或是在對方延遲時做出應對。

這些牽涉到他人的工作，總是會花費比預期更多的時間與精力。

除了「從截止日期近的任務開始」這個基本規則，相信很多人也有「耗時的任務要盡早開始」的意識。

而其中，「涉及多人」的任務往往就是最耗時的類型。

所以，面對這類任務時，應該第一時間動手處理。在等待他人完成分工或提交成果的空檔中，再繼續推進那些你一個人就能完成的任務。

這樣就能盡可能減少無謂的時間浪費。換個說法，可以用「由大到小」的方式來安排計劃。

這裏的「大」指的是——涉及多人或本身就需要花很多時間的任務；而「小」則是參與人數較少，或你自己就能完成的任務。

如果你按照「大 → 小」的邏輯來安排每日的行動順序，整體工作的時間效益就會大幅提升，也不再總是被臨近的截止日期壓得喘不過氣來。

 

預計所需時間時，要以經驗值的1～2倍來計算

很少有人能準確無誤地估算出「所需時間」（即完成某項任務所需的時間）。

這是因為，我們往往會對自己的工作速度過於樂觀，認為「努力一點的話，大概能這麽快完成」；

或者在事前設想工作流程時，有可能遺漏某些環節。

此外，還有很多情況的延誤其實並不是出在自己身上。

比如：

你正趕工時，突然被上司或客戶叫去談話；或者後輩來請教你問題；

團隊成員突然請假早退，導致你必須臨時補位——這種時候你也只能先放下手頭的任務來應對。

再比如：

你正全神貫注地工作著，卻突然接到一個緊急電話，一下子打斷了節奏，不僅浪費了幾分鐘的時間，還可能讓你很難重新進入之前的專注狀態。

為了彌補這些突發狀況所浪費的時間，我們常常會想著「趕快把工作趕回來」，結果一著急，就容易出錯。

即使好不容易在預定時間內完成了任務，也可能因為品質問題被退回修改，不僅得重複工作，還可能影響到下一個任務的進度。

這樣一來，整個工作計劃就像雪崩一樣徹底崩盤，陷入負面螺旋。

為了盡量避免這樣的情況，一開始就要「多抓一點時間」來做預估。

具體來說，以你自己過往的經驗值的「1到2倍」來安排任務時間是比較合適的。

比如，你覺得「這項工作我一般大概需要2小時」——

那在排計劃表的時候，就預留3到4小時的時間段。

（當然，實際排程中按1小時、30分鐘為單位來劃分就足夠。）

這樣一來，即使中途有突發狀況導致耽誤了一些時間，也不會立即波及到接下來的行程，你也不容易因慌亂而出錯。

或許有人會對「多預留時間」這件事感到抗拒，覺得這樣安排太寬鬆，好像浪費了效率。

但如果你認真想一想——一旦進入「負面螺旋」所失去的時間成本，其實遠比你多預留的一點時間要嚴重得多。

所以，提前做出「時間上的投資」，絕對不是浪費。

 

提出請求時，要與「好處」一起說明

在外資企業工作的人，大多生活在一種尊重個人自由的文化之中。

在這樣的環境下工作的人，不會猶豫說「No」，而且相較於工作，他們更重視私人時間，因此並不會輕易接受額外工作。

向這樣的人分配任務或拜託事情時，是需要技巧的。

其中的關鍵就是：明確向對方傳達這項工作的「好處」。

舉幾個常見的例子，比如：

項目的規模很大

涉及金額高、責任重大

能有新的挑戰機會

這些都具有說服力，因為它們能對「職業發展帶來積極影響」。

除此之外，還可以強調以下這些方面的「好處」：

報酬優厚

是對方曾表示「想嘗試看看」的領域或內容

有機會去某個特定地點出差或參與項目

這些方式可以從金錢收益或興趣點去打動對方。

總之，若能提出即便「工作量增加也值得」、換句話說，即使「有加班風險也願意接受」的那種誘因，對方願意接下這份工作的可能性就會大大提高。

如果你能成為一個擅長明確傳達「對對方的好處」的「拜託高手」，那麽你的工作「時間效率（タイパ）」也會隨之提升。

另外，在請求他人幫忙時，避免讓某一個人承受過多負擔也很重要。

盡可能將任務平均分配，減輕每個人的壓力。

 

與外部開會時，請務必「帶上決定事項」

在與外包方、或公司內部平時幾乎沒有接觸的部門、團隊等——也就是所謂的「非內部人員」進行討論時，有一點特別需要注意，

那就是：務必要「帶上決定事項」前去溝通。

舉個例子，比如你決定把一個專案的部分工作委託給外部單位。

如果在當天初次見面和開會的時候，對方才告訴你：「費用是××，交期大約是△△」，然後你才開始在自己人之間說：「這樣來得及嗎？不太確定啊」

「這個價格超出預算了，好像不太行。我們預算範圍是多少來著？」

——這種時候，場面很快就會失控。

從外包方的角度來看，恐怕他們會忍不住想說：「這種事情你們不是應該事先商量好的嗎？」

在這種情況下，不僅具體作業的細節無法談妥，連是否能委託都還得重新開會討論，雙方都要白白浪費一輪時間，可謂極大的重複勞動。

所以，與非內部人員討論時，必須事先在內部就好方向性，並帶著「決定事項」去溝通。

為了做到這一點，預算、進度安排、希望委託的內容等等，必須在內部明確好可接受的範圍。

更進一步來說，當你決定要外包某項工作時，最好一開始就主動聯繫潛在的外包方，

並告知「如果請你們做的話，大概是這樣一個內容」，把整體概要和大致的條件提前和對方溝通一下。

如果在這個階段發現條件不合適，那就儘早換一家合適的外包方。

之後再根據外包方的情況、意願，與內部確認方向並決定最終方案，確保討論方向能順利推進到「就按這個方案委託」這個目標。這才是最理想的做法。

歸根結底，就是要事前「打好招呼，做好鋪墊」。

這樣，在正式開會時就不會出現那種「突然說這種話我們也沒法應對……」的困局。

畢竟，為了這次會議，大家都特意協調了時間聚在一起。

 

【目次】

序章　為了更快完成工作的心態準備

01 「單純節省時間」與「高效的方法」的區別

02 提升效率的目的

03 設想「如果有×天，我想做的事」

04 「總之努力」這種想法請封印起來

05 越是忙碌的時候越要思考「為什麽」

06 擁有「不做」的選擇權

第1章　提升效率的日程規劃方法

07 把令人期待的安排優先確認

08 花時間仔細制定日程

09 先掌握全貌

10 最優先處理「涉及多人參與的任務」

11 確保有「思考時間」

12 所需時間以經驗值的1.2倍估算

13 日程要預留多15～30分鐘

14 精簡移動時間

15 與想加深關係的人預約在午餐前或下班前

16 下班後安排「不可推遲的行程」

17 臨時任務只處理能在上班時間內完成的

18 每天花15分鐘調整日程

19 充分利用日歷應用的功能

20 前一天晚上決定「第二天要做的事」

21 早上通勤途中預演「今天的一天」

第2章　提高郵件與聊天的效率

22 區分立即回覆的與稍後處理的

23 使用用戶詞典、模板、清單進行應對

24 把握文面構成的3個要點

25 安排日程的郵件要提供選擇

26 告知對方「無需回覆」

27 使用郵件預約發送功能

28 不積壓郵件

29 將收件箱作為任務管理工具

30 仔細確認收件人與附件

31 無止盡的「Re:」郵件在適當時機結束

32 郵件與聊天要靈活結合

33 不要把郵件的「常識」帶入聊天

第4章　不積壓壓力的電腦工作技巧

52 整備IT環境

53 用多螢幕工作

54 郵件窗口保持在視線一角

55 不要的數據馬上刪除

56 郵件和資料標題要含有兩個關鍵詞

57 常用應用程序一鍵啟動

58 修改書簽網頁的標題便於識別

59 密碼自動輸入防止忘記

60 新工具的導入不要急

61 積極利用語音輸入

62 企劃書和提案書采用「共同編輯」完成

63 充分利用AI

第5章　防止時間浪費的溝通方法

64 無法取消的會議盡量縮短時間

65 多利用對話與聊天溝通

66 議程內容提前2天收集

67 會議室預定要時間與空間都寬裕

68 發揮自己擅長領域的作用

69 自己掌控的事項盡量縮短處理時間

70 請求時要附帶好處說明

71 與外部溝通時帶去「已定事項」

72 確認內容用不同方式表達3次

73 圖像+聲音共享想象

74 模仿「成功範例」

75 持續分享進度與目標圖景

76 設置多個截止時間

77 用視頻或語音表達感謝或慰問更有效

78 提前告知「預定交付時間」

79 每天至少用聊天工具做一次報聯商（報告、聯絡、商議）

80 不要以「常識」為藉口操控他人

81 每周與同事共進一次午餐

82 與其聚餐或吃飯，不如送禮更能傳情

第6章　提升效率、豐富人生的小習慣

83 注意「睡眠時間」與「睡眠品質」

84 準備「關鍵時刻」專用的服裝與道具

85 建立自己喜歡的晨間習慣

86 通過輕運動掌握每日狀態

87 用屬於自己的信號區分工作與休息

88 採用「地中海式」午餐

89 改變入口的食物內容

90 大聲宣告「今天不加班」

91 每完成一個任務就體會一點成就感

92 滿足80%就可接受

93 興趣安排放在平日夜晚

94 「一心多用」讓時間效率翻倍

95 雜事利用碎片時間處理

96 在不同場所工作

97 放鬆模式從「回家後的例行流程」開始

98 盡情享受「讓自己幸福的喔天」

99 假期郵件交由自動回覆處理

100 不要過度追求效率