類別:職場/工作技能.
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できる人には秘密がある 整理術 パーフェクトブック
完美先生小姐的整理術
作者: Liberalsya
版本:208頁  2014 年 3 月 26 日  リベラル社出版
ISBN:9784434190773
內容介紹

有時腦袋放空才能讓思緒清晰!同樣地,清爽的辦公環境能讓你工作效率加倍,發揮所長,讓你從眾人之中脫穎而出!所有的工作都能順利完成,無往不利!

許多人對於「整理」一事都感到不在行。要如何整理、整理對工作能帶來多大的幫助?總是大多數人心中抱持的疑問。實際上,只要我們能掌握整理的技巧並加以運用,不論是在工作中亦或是生活上都能帶來相當顯著的品質改善。

但不熟悉整理一事的人,總會產生「整理就必須完整的整頓,做到百分之百完美才行」或是「整理是有時間再做的事情就好」等等錯誤觀念。實際上做任何整理時都想達到完美只會讓自己的行動和思維陷入僵局;有時間才做整理而不把整理當作工作中主要業務之一的話,將永遠無法把整理培養成自身良好的習慣。作品中對於這些人們容易抱持的錯誤觀念,以及許多在整理上有效的方法都做詳細的介紹,更如下列所述,按照領域的不同將運用不同的訣竅來應對!

【空間整理篇】
平時使用的辦公桌,其實也有一定的整理訣竅。許多人的桌子之所以會雜亂,大概有下列幾種原因─使用完的文書工具沒有立即歸回原位、文件常用橫著堆疊的方式擺放(以直立擺放的方式才不會在抽出下層資料時造成不便)、使用頻率不高的工具也放在桌上不收起來。除了這幾點要注意外,關於桌面上的動線規劃也有一定訣竅。最靠近自己眼前的空間為了操作電腦和製作文件,規劃成除了鍵盤外不放任何東西才不會導致雜亂;若是慣用右手的人建議把左手邊的空間騰出來擺放處理中的文件;桌面的左方深處(離自己較遠的一端)建議擺放電話,方便左手拿話筒、右手持筆做筆記,慣用左手的話再顛倒位置即可。當然若有更利於讀者本身的擺設也可隨需求變更,重點在於規劃出流暢的動線即可。

【資訊整理篇】
現代白領階級在作業中一定離不開電腦,對於電腦內資訊的整理自然也成了相當重要的一環。就電腦的桌面來說,其實就是平常我們的作業空間,若把電腦桌面塞了滿滿的檔案,其實就像是在辦公桌上堆了滿山滿谷的資料,找起檔案不但花時間,也容易影響電腦的運作速度,進而延誤工作進度。建議先把桌面上的檔案挪至一個新的資料夾中,並在新資料夾中建立四個小資料夾分別是「使用中」「儲存」「未定」「捨棄」。將確定不需要的檔案移至「捨棄」中,結束後便把整個「捨棄」的資料夾刪除;所有正在使用中的檔案歸類到「使用中」後再將其帶回桌面即可;雖然現在沒有使用,但必須要儲存的檔案就歸類到「儲存」,整理完畢後再放到儲存檔案的空間像是硬碟或是雲端中。較為麻煩的是不知道該刪除還是留下的檔案,這一類的檔案拖至「未定」資料夾中後必須要設定確切的時限,比如說半年後再回過頭來檢查是否有用過這些檔案,若完全沒有動過便幾乎確定可做刪除,怎麼樣都沒辦法下決心捨棄的時候,再將它們備份至CD或DVD中保存即可。

【時間整理篇】
大多數上班人士蠻常使用手帳來管理自己行程、工作內容,但最後卻流於備忘錄,記錄當下怕忘記的事情或被交辦的事情,失去了手帳原本用於時間管理的功能。不論是使用紙本的手帳,還是運用智慧型手機中的行事曆功能,都應針對短期(週)、中期(月)、長期(年)的方式進行規劃。別以為把時間填得滿滿的就是很會規劃時間。要適當地在每個短、中、長的期間內,留些放空的時間,除了可當作自己休息、充電的時間,也可當作因應緊急事項的備用時間。除了手帳、數位工具運用法外,書中也介紹了如何使用透明夾來管理時間。

【思考整理篇】
面對問題時,回歸到最基本最原始的處理方式—整理問題、分析狀況、評估對策。面對所想出的對策、發想(靈感)時,要如何去整理、歸納,書中也提供了多種具體方法。再者,透過圖示的方式,也是讓思緒具體化的一個最簡單方法。

一個最基本不可忘記的觀念:平時沒有做好「整理」的工作,定會導致工作品質降低,造成可自由運用的時間變少,變得更沒有時間做「整理」,最後影響工作結果。反之,好好正視「整理」的重要性,工作效率提升、得以運用的時間增加,便能做更到位的「整理」,也才能順利完成工作目標。從今天開始,想要在工作上有好表現就不該再小覷「整理」這環節,更應立即拾起本書學習更多實用的技巧!

作者介紹

リベラル社。出版書種有圖文書、生活實用書、旅遊隨筆、健康、食譜、手作書、占卜、文藝作品、歷史、商管(職場)、趣味心理等作品。